Cómo revisar comprobantes de pago
Cómo revisar comprobantes de pago
Sección titulada «Cómo revisar comprobantes de pago»Usa Comprobantes para revisar transferencias reportadas antes de aplicar un pago a un adeudo. Este flujo es distinto de registrar un pago recibido directamente por la academia.
Antes de comenzar
Sección titulada «Antes de comenzar»- Entra a Finanzas y abre la pestaña Comprobantes. También puedes acceder desde Comprobantes en revisión en la cabecera de Finanzas.
- Para consultar la cola necesitas acceso a Finanzas. Para aprobar o rechazar, tu cuenta necesita permiso para aprobar pagos.
- Revisa el archivo y confirma que el importe reportado cubra el saldo vigente antes de aprobarlo.
- En Finanzas, selecciona Comprobantes.
- Usa los filtros Estado, Alumno, Desde y Hasta. El estado inicial es En revisión.
- En cada comprobante, revisa el alumno, concepto, saldo vigente, recargo si existe, importe reportado, fecha reportada, referencia, banco de origen y comentarios cuando estén disponibles.
- Selecciona Ver comprobante para abrir el archivo. Desde la vista previa puedes usar Descargar si necesitas conservar una copia.
- Para un comprobante correcto, agrega un Comentario interno si corresponde y selecciona Aprobar.
- Para rechazarlo, captura un Motivo de rechazo y selecciona Rechazar.
- Confirma el mensaje de resultado y revisa que el estado cambie a Aprobado o Rechazado.
Resultado esperado
Sección titulada «Resultado esperado»Al aprobar un comprobante que cubre el saldo vigente, el sistema aplica el pago y marca el adeudo como pagado. Al rechazarlo, el comprobante conserva el motivo de rechazo y el adeudo no recibe un pago aplicado.
Consideraciones
Sección titulada «Consideraciones»- Los estados disponibles son En revisión, Aprobado y Rechazado.
- Un comprobante aprobado no puede volver a aprobarse ni cambiarse desde esta cola. Un comprobante rechazado tampoco puede volver a procesarse con estas acciones.
- La aprobación se bloquea si el adeudo ya está pagado o si el importe reportado no cubre el saldo vigente. El mensaje indica el importe faltante cuando aplica.
- El campo Motivo de rechazo es obligatorio para rechazar. El Comentario interno es opcional y no sustituye el motivo de rechazo.
- Cuando existe un recargo activo y tu cuenta tiene los permisos correspondientes, puede aparecer Condonar y aprobar. Esta acción requiere capturar un motivo de condonación.
- Aprobar o rechazar el comprobante genera una notificación por correo como parte del flujo de revisión.
Problemas frecuentes
Sección titulada «Problemas frecuentes»No aparece el botón Aprobar o Rechazar
Sección titulada «No aparece el botón Aprobar o Rechazar»La cuenta necesita permiso para aprobar pagos. Solicita el acceso a la persona administradora de la academia.
El comprobante no se puede aprobar
Sección titulada «El comprobante no se puede aprobar»Confirma que todavía esté En revisión, que el adeudo no esté pagado y que el importe reportado cubra el saldo vigente, incluidos los recargos aplicables.
No puedo rechazar el comprobante
Sección titulada «No puedo rechazar el comprobante»Captura un Motivo de rechazo antes de seleccionar Rechazar.