Cómo crear un cargo o recibo anticipado
Cómo crear un cargo o recibo anticipado
Sección titulada «Cómo crear un cargo o recibo anticipado»Usa Recibo anticipado (Mensualidad) para generar un adeudo de un alumno para un periodo determinado. Esta acción crea la obligación de pago; no registra dinero recibido a menos que elijas marcarla como pagada automáticamente.
Antes de comenzar
Sección titulada «Antes de comenzar»- Necesitas acceso a Finanzas, permiso para registrar pagos y una sucursal concreta seleccionada.
- El alumno debe pertenecer a la academia.
- Confirma que no exista ya un recibo anticipado para el mismo alumno y periodo.
- En el menú principal, selecciona Finanzas.
- Abre el menú de acciones y selecciona Recibo anticipado (Mensualidad).
- En Buscar atleta, selecciona al alumno para quien crearás el cargo.
- Define el Periodo (YYYY-MM) y el Día de vencimiento.
- Captura Monto y Concepto si necesitas un valor específico. Si los dejas vacíos, el sistema usa los datos disponibles del plan de pago del alumno.
- Agrega Notas cuando ayuden a identificar el cargo.
- Deja desactivado Registrar como pagado automáticamente para crear solo el adeudo. Actívalo únicamente si también recibiste el pago y selecciona el método correspondiente.
- Selecciona Generar Recibo.
Resultado esperado
Sección titulada «Resultado esperado»Si no lo marcas como pagado, el recibo se crea como un adeudo Pendiente y queda disponible en la pestaña Pendientes. Si lo marcas como pagado automáticamente, el sistema aplica el pago y podrás consultarlo en Historial.
Consideraciones
Sección titulada «Consideraciones»- Crear un cargo o recibo anticipado genera una obligación de pago. Registrar un pago liquida un adeudo que ya existe.
- El importe debe ser mayor que cero. Cuando el alumno no tiene un importe disponible en su plan de pago, debes capturarlo.
- El sistema valida que el mes esté entre enero y diciembre y que el día de vencimiento esté entre 1 y 31.
- No se puede crear otro recibo anticipado para el mismo alumno en el mismo periodo. Corrige o usa el recibo existente en lugar de duplicarlo.
- Al marcar el recibo como pagado automáticamente, selecciona el método de pago. Esta opción no sustituye la revisión de un comprobante de pago.
Problemas frecuentes
Sección titulada «Problemas frecuentes»No puedo generar el recibo
Sección titulada «No puedo generar el recibo»Confirma que trabajas en una sucursal concreta, que seleccionaste un alumno de la academia y que el periodo y día de vencimiento son válidos.
El sistema indica que ya existe un recibo
Sección titulada «El sistema indica que ya existe un recibo»Ya hay un recibo anticipado para ese alumno y mes. Consulta Pendientes o Historial antes de generar otro.
El importe no se completa automáticamente
Sección titulada «El importe no se completa automáticamente»Captura el monto manualmente o revisa que el alumno tenga un plan de pago con importe disponible.